dokumentasi

A.      Pengertian dan kegunaan

Metode ini merupakan suatu cara pengumpulan data yang menghasilkan catatan – catatan penting yang berhubungan dengan masalah yang diteliti, sehingga akan diperoleh data yang lengkap, sah dan bukan berdasarkan perkiraan. Metode ini hanya mengambil data yang sudah ada seperti indeks prestasi, jumlah anak, pendapatan, luas tanah, jumlah penduduk, dan sebagainya.

Metode ini digunakan untuk mengumpulkan data yang sudah tersedia dalam catatan dokuman. Dalam penelitian social, fungsi data yang berasal dari dokumentasi lebih banyak digunakan sebagai data pendukung dan pelengkap bagi data primer yang diperoleh melalui obsrvasi dan wawancara mendalam.

Dibandingkan dengan alat atau instrument pengumpulan data lainnya, menyusun format dokumentasi atau “ form dokumentasi/form pencetakan dokumen” ini dapat dikatakan lebih mudah. Sebab dalam membuat form dokumentasi, peneliti tinggal membuat “blanko” yang sesuai guna tempat memasukkan atau memindahkan data relevan dari sesuatu sumber/dokumen. Data relevan tersebut, lazimnya telah demikian konkret dan spesifik.

Penyususnan form pencatatan dokumen perlu dilakukan, supaya data data sesuatu sumber/dokumen bias dikumpulkan secara terseleksi sesuai dengan keperluan penelitian bersangkutan.

Guba dan Lincoln (1981 : 228) mendefinisikan dokumen dan record adalah sebagai berikut : record adalah setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang atau lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting, dan dokumen ialah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.

Menurt Guba dan Record ( 1981 : 232-235 ), dokumen dan record digunakan untuk penelitian, karena alasan – alasan yang dapat dipertanggung jawabkan seperti berikut:

1)        Dokumen dan record digunakan karena merupakan sumber yang stabil, kaya, dan mendorong.

2)        Berguna sebagai “bukti” untuk pengujian.

3)        Keduanya berguna dan sesuai dengan penelitian kualitatif karena sifatnya yang ilmiah, sesuai dengan konteks, lahir dan beradadalam konteks.

4)        Record relative murah dan tidak sukar diperoleh, tetapi dokumen harus dicari dan ditemukan.

5)        Keduanya tidak reaktif sehingga tidak sukar ditemikan dengan teknik kajian isi.

6)        Hasil pengkajian isi akan membuka kesempatan untuk lebih memperluas tubuh pengetahuan terhadap sesuatu yang diselidiki.

Apabila dilihat dari sumbernya, data dokumentasi bias dibedakan menjadi beberapa jenis.

1)        Catatan resmi ( official of formal record )

2)        Dokumen – dokumen ekspresif ( expressive documents )

3)        Laporan media massa ( mass media report ).

Adapun kebaikan menggunakan metode dokumentasi sebagai alat pengumpul data, sebagai berikut.

1)        Lebih hemat tenaga, waktu dan biaya, karena biasanya sudah tersusun dengan baik.

2)        Peneliti mengambil data dari peristiwa yang lalu.

3)        Tidak ada kesangsian masalah lupa ( kecuali dokumen hilang )

4)        Lebih mudah mengadakan pengecekan.

Namun metode ini juga memiliki kelemahan yaitu, bila ada kekurangan data sukar untuk melengkapikarena suatu peristiwa tidak akan terulang lagi dalam keadaan dan peristiwa yang sama.

B.       Dokumen pribadi

Dokumen pribadi dalah catatan atau karangan seseorang secara tertulis tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaan. Diantara berbagai macam dokumen pribadi ada tiga macam yang bukan diharuskan untuk disusun peneliti, melainkan memang sudah ada. Ketiganya yaitu :

1)        Buku harian

Buku harian yang bermanfaat adalah buku harian yang ditulis dengan memberikan tanggapan tentang peristiwa – peristiwa di sekitar penulis. Namun peneliti mengalami kesukaran untuk mencari buku harian, karena penulis merasa buku harian itu hal yang sangat pribadi dan malu untuk memperlihatkannya.

2)        Surat pribadi

Surat pribadi antara seseorang dengan anggota keluarganya dapat dimanfaatkan pula oleh peneliti. Hal itu bias bermanfaat untuk mengungkapkan hubungna social seseorang.

3)        Autobiografi

Autobiografi banyak di tulis oleh orang – orang tertentu seperti guru atau pendidik terkenal, pemimpin masyarakat, ahli, bahkan orang biasa pun ada yang menulis. Autobiografi dapat dimanfaatkan walaupun tidak sebaik surat pribadi atau buku harian karena autobiografi yang dipublikasikan hanyalah dari segelintir orang saja.

C.      Dokumen resmi

Dokumen resmi terbagi atas dokumen internal dan dokumen eksternal. Dokumen internal berupa memo, pengumuman, interaksi, aturan suatu lembaga masyarakat tertentu yang digunakan dalam kalangan sendiri. Dokumen eksternal berisi bahan – bahan informasi yang dihasilkan oleh suatu lembaga social, misalnya majalah, bulletin, pernyataan, dan berita yang disiarkan kepada media massa.

D.      Kajian isi

Teknik yang paling umum digunakan untuk mendapatkan dokumen yang padat isi ialah content analysis ata “kajian isi”. Beberapa defenisi dikemukakan untuk memberi gambaran tentang konsep kajian isi tersebut.

§   Barelson ( 1954, dalam Guba dan Lincoln, 1981:240 ) mendefinisikan kajian isi sebagai teknik penelitian untuk keperluan mendeskripsikan secara objektif, sistematis, dan kuantitatif tentang manifestasi komunitas.

§   Weber ( 1969:9 ) menyatakan bahwa kajian isis adalah metodologi penelitian yang memanfaatkan seperangkat prosedur untuk menarik kesimpulan yang sahih dari sebuah buku atau dokumen.

§   Holsti ( 1969, dalam Guba dan Lincoln, 1981:240 ) menberikan definisi agak lain dan menyatakan bahwa kajian isi adalah teknik apa pun yang digunakan untuk menarik kesimpulan melalui usaha menemukan karakteristik pesan, dan dilakukan secara objektif dan sistematis.

Dari segi penelitian kualitatif tampaknya definisi terakhir lebih mendekati teknik yang diharapkan. Guba dan Lincoln ( 1981:247 ) seterusnya menguraikan prinsip dasar kajian isi seperti yang dikemukakan disini.

Ciri – cirri kajian isi ada lima, yaitu:

1)        Hal yang terpenting adalah proses mengikuti aturan.

2)        Kajian isi adalah proses sistematis.

3)        Kajian isi merupakan proses yang diarahkan untuk menggeneralisasi.

4)        Kajian isi mempersoalkan isi yang termanifestasikan

5)        Kajian isi ini lebih menekankan analisis secara kuantitatif, namun hal ini dapat pula dilakukan secara analisi kualitatif.

Kategorisasi merupakan langkah yang penting sekali dan harus mengikuti aturan-aturan tertentu. Ada lima aturan yang ada, yaitu:

1.      Kategori harus berkaitan dengan tujuan penelitian.

2.      Kategori itu harus “tuntas”, artinya setiap data dapat di tempatkan pada salah satu kategorinya.

3.      Kategori harus “tidak saling bergantung” (mutually exclusive), artinya tisdak boleh ada satupun isi data bias masuk kedalam lebih dari satu kategori.

4.      Kategori harus “bebas”.

5.      Kategori harus diperoleh atas dasar prinsip klasifikasi tunggal.

Guba dan Lincoln (1981:245-246) menganjurkan agar dalam penelitian kualitatif, pewnentuan kategori dan satuan kajian (unit of analysis) hendaknya menggunakan strategi “pulang-pergi”, yaitu mulai dengan aturan data-aturan data, dan seterusnya.

Berikut disajikan contoh form pencatatan dokumen mengenai penggalian data dokumen saat melakukan pelacakan data dokumen gerakan sosial masyarakat stren.

Archival data yang digali dari dinas PU pengairan

1.      Berbagai surat peringatan yang ditujukan kepada masyarakat stren.

2.      Hasil tim kajian teknis rencana debit banjir.

3.      Berbagai peraturan daerah yang mengatur stren.

4.      Sejarah masyarakat stren.

5.      Berebagai foto dokumentasi.

6.      Berbagai kliping gerakan sosial masyarakat stren.